Henkilörekisteriseloste

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

 

Linnan Petanquistit ry
c/o Jaana Lahti
Porttiniementie 2
13210 Hämeenlinna
Sähköposti : linnanpetanquistit@gmail.com

2. Rekisteriasiat

Rekisteriä koskeviin ongelmiin, palautteisiin ja kysymyksiin pyritään vastaamaan viikon kuluessa.

3. Rekisterin nimi

Linnan Petanquistit ry:n jäsentietorekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on jäsenyyssuhteen hoitaminen, jäsenen ja henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely jäsentiedotteiden ja tiedotustoiminnan mahdollistamiseksi seuran jäsenistölle.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot jäsenestä:

  • Jäsennumero - Yksilöi jäsenen (toistaiseksi järjestelmän sisäisessä käytössä)
  • Etu- ja sukunimi -  Jäsenen etu- ja sukunimi
  • Lähiosoite - Jäsenen osoite, jonne kirjalliset seuratiedotteet lähetetään
  • Postinumero- ja paikka - Jäsenen osoitteen postitoimialueen tunnus ja postitoimipaikka
  • Matkapuhelin - Langattoman päätelaitteen numero
  • Sähköpostiosoite - Osoite, jonne sähköiset seuratiedotteet ja yhteydenotot lähetetään
  • Syntymäaika - Jäsenen syntymäaika, pv.kk.vvvv
  • Jäsentyyppi - Jäsenyyden tyyppi: juniori tai aikuinen
  • Liittymispäivä – Jäsenen liittymispäivämäärä
  • Luovutuskielto - Tietojen luovutuskiellon tila
  • Vapaa tekstikenttä ylläpitoa varten - Tietoa ylläpidolle jäsenen jäsenyydestä, esim. merkintä puuttuvasta jäsenmaksusta, tms.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteenä ovat seuran Internet -verkkosivujen yhteydessä seuran jäsenyyttä haettaessa luovutetut tiedot tai jäsenen luovuttaessa tietoja em. sivun kautta tietojenpäivityspyynnön yhteydessä sekä kirjallisesti tai suullisesti jäsenen itsensä antamat tiedot tai tietopäivitykset.

Henkilötietojen päivittämiseen saatetaan käyttää väestörekisteriä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä ei luovuta jäsenten henkilötietoja ulkopuolisille. Poikkeuksen tekee Suomen Petanque-Liitto SP-L ry, johon Linnan Petanquistit ry kuuluu seurajäsenenä. Petanque-Liitolle toimitetaan varsinaisten jäsenten tiedot, esim. lisenssirekisteriä varten.  Mikäli jäsenten tietojen luovuttaminen Linnan Petanquistit ry:n ulkopuolelle tulee ajankohtaiseksi, pl. Petanque-Liitto, jäseniltä pyydetään etukäteen asianmukainen suostumus. Jäsentietoja voidaan kuitenkin käyttää kirjallisessa muodossa, esim. kilpailutuloksissa. Seuralaisten sähköpostitiedoista voidaan koostaa sähköpostilista seuran tiedotteita varten.

8. Tietojen poistaminen

Tietoja voidaan poistaa jäsenen vaatimuksesta, jäsenen erotessa kesken jäsenyyskauden (kalenterivuosi) tai jäsenyyden loppumisen vuoksi.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Linnan Petanquistit ry:n käyttämä laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee on seuran jäsentietovastaavan valvonnassa ja on suojattu teknisin toimenpitein. Paperitulosteet hävitetään, kun niitä ei enää tarvita seuran vaatimien asioiden hoitamiseen.

10. Kielto-oikeus

Jäsenellä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten.